skipnavigation

Política global de privacidad de CWT

Última actualización: octubre de 2016

 

¿Por qué recopilamos sus datos personales?

Nuestra Política global de privacidad explica cómo Carlson Wagonlit Travel (CWT Global B.V. y sus afiliados, en adelante CWT) trata la información de carácter personal. CWT es una agencia de viajes con operaciones a lo largo de  todo el mundo dedicada al servicio de viajes de negocios, reuniones y eventos de Clientes corporativos. CWT recopila información personal de viajeros, de participantes en eventos y reuniones de Clientes organizados por CWT, y de usuarios de sitios web de CWT. Esta información se recopila con el propósito de que CWT preste dichos servicios.

 

¿Qué información recopilamos?

Al atender a un determinado Cliente corporativo, se crea un "perfil del viajero" electrónico en CWT Portrait, la herramienta exclusiva de CWT, para cada viajero. La información personal es introducida por el cliente corporativo o por el viajero (o por el organizador autorizado del viaje). La información personal que recopilamos puede incluir: el nombre, sexo, fecha de nacimiento, dirección, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, números/referencias de tarjetas de crédito, destinos de viajes, calendarios de viaje, preferencias de viaje (asiento, comidas, fumador, etc.), datos de pasaporte y visados, además de información sobre el familiar más próximo. Si un proveedor de herramientas de reservas en línea (OBT por sus siglas en inglés) crea un "perfil maestro", CWT recibe la información del OBT y se crea un perfil automáticamente en CWT Portrait para que el agente pueda responder a la solicitud del viajero. Al organizar una reunión o evento para un Cliente corporativo, CWT recopila información personal para registrar a los participantes en la reunión o el evento mediante herramientas que puede seleccionar el Cliente o recibe listas de participantes del Cliente.

CWT recopila información personal de los usuarios de sus sitios web mediante el uso de formularios en línea y cuando el usuario envía sus detalles a CWT por correo electrónico. CWT envía estas solicitudes al departamento de CWT apropiado para responder al usuario.

 

¿Cómo procesamos la información personal?

Además de crear perfiles del viajero y "registros de nombres de pasajeros" (PNR por sus siglas en inglés), CWT utiliza la información personal (normalmente el PNR) del viajero para la siguiente reserva o para cualquier otro fin relacionado con el viaje.

 

Reservas: los perfiles del viajero se almacenan en una base de datos como documento de referencia para consultar cada vez que vaya a realizarse una reserva.  Al hacer una reserva, se crea un PNR que contiene toda la información personal del viajero y de la propia reserva, la cual es necesaria para procesar la solicitud y para cumplir los requisitos legales para viajar a determinados destinos, como el programa Secure Flight en los Estados Unidos y el Sistema de información avanzada de pasajeros en varios países, como el Reino Unido y China. Para poder tramitar una reserva, CWT necesita transferir información de carácter personal a proveedores externos (como aerolíneas, hoteles, empresas de alquiler de coches, empresas de herramientas de reservas en línea y proveedores de seguridad y seguimiento, además de sistemas informáticos de reservas) en el país de origen del viajero,  en otro país al que se desplace el viajero o a menudo también a organismos gubernamentales para determinados destinos, como el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) de los Estados Unidos. Sin esta información, el viaje no sería posible.

 

Consolidación de los datos de viaje: a petición del Cliente (la parte que paga el viaje), CWT o un tercero pueden facilitar informes que resuman y analicen los gastos de viaje por destino, por proveedor de viaje, etc. Dichos informes pueden incluir determinada información personal del perfil del viajero.

 

Transferencias a terceros a petición del Cliente corporativo: CWT puede transferir la información de carácter personal a terceros a petición del Cliente, por ejemplo,  para consolidar la información disponible o para servicios de seguimiento del viajero en casos de emergencia. Este  proceso puede implicar la transferencia de información de carácter personal a otros países.

 

Transferencias dentro de CWT: pueden realizarse transferencias en CWT, sus filiales, joint ventures y socios internacionales para prestar servicios relacionados con el viaje, como reservas urgentes en línea, emisión de billetes de avión y asistencia técnica, además de para posibles investigaciones cuando así se requiera por ley.

 

Transferencias a proveedores de servicios de CWT: CWT utiliza las transferencias para obtener servicios de apoyo en relación con los viajes y servicios de reuniones y eventos que presta a sus clientes (como plataformas administrativas, informáticas y tecnológicas para telecomunicaciones, servicios de pago y herramientas de CWT).

 

Transferencias por motivos legales: CWT puede estar obligada por ley a transferir información a gobiernos y organismos públicos encargados de velar por el cumplimiento de la ley cuando sea necesario.

 

Cumplimiento de la Política de viajes: a petición del Cliente, CWT puede informar acerca del cumplimiento por parte de los viajeros de la política de viajes del Cliente e identificar posibles excepciones de dicho cumplimiento.

 

Cobro de pagos de viaje: CWT puede transferir información de carácter personal a terceros en el país de origen del viajero o en otro país con el fin de cobrar pagos relacionados con reservas de viajes.

 

Bases de datos de CWT: los perfiles electrónicos del viajero que conserva CWT se almacenan en una base de datos central en una sede de CWT en los Estados Unidos. Para aquellos clientes que utilicen un proveedor de OBT, su información personal podría ser almacenada por dichos proveedores.

 

Nuevos productos y servicios: con el fin de mejorar nuestros servicios y usando la información facilitada a CWT, CWT podría enviar al viajero información adicional relevante para su viaje o para futuros viajes. Un ejemplo podría ser una lista de restaurantes cerca de un hotel específico en su ciudad de destino o del aparcamiento en el aeropuerto de salida.

 

 

Aplicación de la Política

Transferencia a terceros: CWT exige que los terceros que procesan la información de carácter personal de viajeros de países pertenecientes a la UE cumplan las normativas de privacidad de datos en la UE.

Seguridad: CWT ha implementado las medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger la información de carácter personal obtenida de los viajeros de nuestros Clientes contra su destrucción o divulgación accidental o ilícita.

Conservación y destrucción: CWT solo conserva la información personal durante el plazo que sea necesario para prestar los servicios solicitados por los Clientes. CWT podría tener que conservar determinada información para cumplir las leyes de estados financieros o consultas de los Clientes sobre actividades de viajes anteriores.

 

Derecho de acceso del viajero

El viajero tiene derecho a acceder a sus datos personales. El viajero puede actualizar su perfil del viajero directamente en CWT Portrait. Para ponerse en contacto con CWT en relación  al tratamiento de la información en CWT, el viajero puede enviar un correo electrónico a privacy@carlsonwagonlit.com.

 

Resolución de conflictos: El viajero puede contactar con CWT a través del correo electrónico privacy@carlsonwagonlit.com en caso de tener cualquier duda o pregunta relacionada con la utilización o divulgación de información de carácter personal. CWT investigará e intentará resolver los conflictos y disputas relacionadas con la utilización y divulgación de su información de carácter personal.

 

 

 

Esta política está sujeta a cambios. Los cambios se publicarán en este sitio web, de modo que no olvide consultarlo regularmente.